informations générales
Loire-Atlantique
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous aurez la charge de :
Secrétaire de direction h/f
-Responsable de la gestion du courrier entrant et sortant, archivage des courriers, gestion boite mail générique de la mairie
-Invitations cérémonies 8 mai ; 11 novembre . Envoi voeux à la population. commande de gerbes, Presse
-Rédaction et frappe de courriers de la maire, des élus et du DGS, de notes, de convocations.
-Conseil municipal : préparation des projets de délibérations, envoi des convocations, préparation de la salle avant chaque séance, rédaction compte-rendu, télétransmission en préfecture des délibérations, envoi des délibérations aux partenaires extérieurs
-Commissions et conseils ; envoi des convocations et rédaction des comptes rendus
-Tenue de l'agenda du maire et prise de rendez-vous
-Veille juridique
-Mise à jour fichier « Artisans-commerçants, des agriculteurs, des associations »
-Gestion des interventions de l'archiviste et évacuation des archives
Gestion des Elections
Organisation de toutes les élections politiques
Animation des Commissions de contrôle
Suivi des inscriptions sur les listes électorales sur logiciel métier et ELIRE
Saisie des procurations
Gestion tirage au sort Jury d'Assises
Autres missions
Déclaration des vacances d'emploi
Gestion des élections professionnelles
Secrétariat administratif des instances paritaires (CST) : préparation de la note de synthèse, envoi des convocations, rédaction procès-verbal, transmission du procès-verbal
Suivi des régies (rédaction des arrêtés)
Recensement de la population (en binôme)
Participation à des réunions de travail à l'initiative du DGS
L'agent peut être amené à travailler certains soirs et week-end dans le cadre de ses missions (élections, recensement de la population).
Profil
Compétences
Connaître et savoir appliquer les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté.) ainsi que le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités
Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire des élections
Connaître et savoir appliquer le statut de la Fonction Publique Territoriale
Maîtriser les outils informatiques spécifiques au secrétariat, les outils bureautiques courants (notamment Word et Excel), la messagerie électronique
Maîtriser la prise de note et la rédaction de comptes rendus
Savoir relayer et transmettre les informations et les messages électroniques importants
Savoir renseigner les interlocuteurs et orienter vers la personne compétente
Savoir-être
Autonomie
Bonne capacité rédactionnelle
Capacité de synthèse et d'analyse
Aisance relationnelle, sens du contact
Diplomatie, bienveillance,
Polyvalence
Organisation
Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de devoir de réserve
Autre
Bac +2 en secrétariat ou expérience significative dans ce domaine
Permis B obligatoire
Modalité de recrutement
Tuilage novembre 2024
Entretien semaine 30
Rémunération
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire+ prime annuelle mois selon statut
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSecrétaire de direction h/f
-Responsable de la gestion du courrier entrant et sortant, archivage des courriers, gestion boite mail générique de la mairie
-Invitations cérémonies 8 mai ; 11 novembre . Envoi voeux à la population. commande de gerbes, Presse
-Rédaction et frappe de courriers de la maire, des élus et du DGS, de notes, de convocations.
-Conseil municipal : préparation des projets de délibérations, envoi des convocations, préparation de la salle avant chaque séance, rédaction compte-rendu, télétransmission en préfecture des délibérations, envoi des délibérations aux partenaires extérieurs
-Commissions et conseils ; envoi des convocations et rédaction des comptes rendus
-Tenue de l'agenda du maire et prise de rendez-vous
-Veille juridique
-Mise à jour fichier « Artisans-commerçants, des agriculteurs, des associations »
-Gestion des interventions de l'archiviste et évacuation des archives
Gestion des Elections
Organisation de toutes les élections politiques
Animation des Commissions de contrôle
Suivi des inscriptions sur les listes électorales sur logiciel métier et ELIRE
Saisie des procurations
Gestion tirage au sort Jury d'Assises
Autres missions
Déclaration des vacances d'emploi
Gestion des élections professionnelles
Secrétariat administratif des instances paritaires (CST) : préparation de la note de synthèse, envoi des convocations, rédaction procès-verbal, transmission du procès-verbal
Suivi des régies (rédaction des arrêtés)
Recensement de la population (en binôme)
Participation à des réunions de travail à l'initiative du DGS
L'agent peut être amené à travailler certains soirs et week-end dans le cadre de ses missions (élections, recensement de la population).
Profil
Compétences
Connaître et savoir appliquer les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté.) ainsi que le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités
Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire des élections
Connaître et savoir appliquer le statut de la Fonction Publique Territoriale
Maîtriser les outils informatiques spécifiques au secrétariat, les outils bureautiques courants (notamment Word et Excel), la messagerie électronique
Maîtriser la prise de note et la rédaction de comptes rendus
Savoir relayer et transmettre les informations et les messages électroniques importants
Savoir renseigner les interlocuteurs et orienter vers la personne compétente
Savoir-être
Autonomie
Bonne capacité rédactionnelle
Capacité de synthèse et d'analyse
Aisance relationnelle, sens du contact
Diplomatie, bienveillance,
Polyvalence
Organisation
Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de devoir de réserve
Autre
Bac +2 en secrétariat ou expérience significative dans ce domaine
Permis B obligatoire
Modalité de recrutement
Tuilage novembre 2024
Entretien semaine 30
Rémunération
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire+ prime annuelle mois selon statut
